DIN 5008

Die "Richtlinien für die Behandlung von Geschäftspost" wurden 1949 vom "Fachnormenausschuss Bürowesen im Deutschen Normenausschuss", dem heutigen Deutschen Institut für Normung, in die DIN Norm 5008 umgewandelt. Sie bestand aus dem 1930 erstellten Merkblatt 1 "Der Geschäftsbrief" und dem bis 1945 in 17 weiterentwickelten Auflagen Merkblatt 2 "Regeln für das Maschineschreiben". Seit 1949 bis 2011 wurde die DIN Norm in acht weiteren weiterentwickelten Fassungen aktualisiert (in den Jahren 1951, 1963, 1975, 1986, 1996, 2001, 2005 und 2011).

Vor 1996 betraf DIN 5008 nur das Schreiben mit Schreibmaschinen. Ab 1996 wurde auch die Textverarbeitung mit dem PC berücksichtigt. Die bis jetzt gültige Fassung des DIN 5008 von 2011 ist auf einen Umfang von 70 Seiten angewachsen. Ein vier Seiten langes Stichwortverzeichnis, das Beiblatt 1, wurde dem Norm-Werk zwei Monate nach Erscheinen der Neufassung von 2011 hinzugefügt. In dieser Ausgabe ist auch die DIN Norm 676 mit den Regelungen für den Vordruck von geschäftlichen Briefen auf einzelnen Blättern oder auf endlos Drucken, enthalten. Die DIN Norm 676 wurde aber zwischenzeitlich zurückgezogen.

Im Zuge der EDV-gestützten Textverarbeitung entstanden die sogenannten Serienbriefe und auch Endlosdrucke wurden möglich. Die DIN Norm 676 wurde 1995 geschaffen und gab die genauen Maßangaben für Geschäftsbriefe sowie die genaue Reihenfolge der Angaben auf Einzelblättern im DIN A4 Format (DIN 476-1) oder für Endlosdrucke (DIN 9771) vor. In dieser Norm wurden zwei verschiedene Formblätter A und B festgelegt. Das Formblatt A war gültig für Briefe mit einem kleinen Briefkopf und das Formblatt B für Briefe mit einem erweiterten Briefkopf. Festgelegt für das Layout eines Briefes wurden, dass:

1. Oben auf dem Brief der Name und eventuell das Logo des Absenders stehen sollte.

2. Unter dem oberen Blattrand mit einem bestimmten Abstand standen die Angaben zur Absenderanschrift.

3. Passend zu den Fensterbriefumschlägen nach der DIN Norm 680 wurde unter der Postanschrift des Absenders in einem Feld die Adresse des Empfängers eingefügt.

4. Weiterhin wurden die Bereiche beispielsweise für die Bezugszeichenzeile oder weitere Informationen festgelegt.

5. Die genaue Position der Faltmarken wurden für beide Varianten der Briefköpfe angegeben, sowie auch die genaue Position der Lochmarke in der Mitte des Briefes am linken Rand.

6. Am Fuß des Brief-Vordrucks war der Bereich für weitere Geschäftsangaben definiert, wie beispielsweise Name des Geschäftsführers, die Handelsregister-Nummer sowie die Bankverbindung und Weiteres.

Durch diese Normierung für geschäftliche Briefe sollte der Schriftverkehr vereinfacht werden. Alle wichtigen Angaben befanden sich bei allen Geschäftsbriefen an der gewohnten Position und konnten auf einen Blick erfasst werden. Auch die automatisierte Verarbeitung von Serienbriefen wurde durch diese genauen Positionsvorgaben stark erleichtert.

Private Briefe müssen keinen genormten Gestaltungsregeln folgen, da hier die Individualität des Absenders, die Persönlichkeit des Adressaten oder der Anlass größere Bedeutung für das Layout oder die gewählten Schriftsätze haben können. Besonders persönlich wirkt ein handschriftlich verfasster privater Brief auf einem schönen Briefpapier. Im Geschäftsleben gelten aber andere Regeln. Es darf nicht vergessen werden, dass hier für einen Brief ein anderes Erscheinungsbild wichtig ist, da die geschäftliche Korrespondenz ein Aushängeschild des dahinter stehenden Unternehmens oder des Geschäftspartners ist.

Dabei geht es nicht um den Inhalt oder grafische Gestaltungselemente, wie beispielsweise das Logo des Unternehmens. Viele Mediengestalter verwechseln Geschäftskorrespondenz, ob als Brief oder als E-Mail, mit Werbung. Sie erstellen das Layout und platzieren die wesentlichen Teile des Briefes nach ihren eigenen gestalterischen Vorstellungen. Vielleicht sollen bestimmte Elemente der Gestaltung, die von der DIN Norm 5008 bewusst abweichen im Vordergrund stehen. Oder, es sollen vielleicht einzelne Angaben die den bisherigen Firmengepflogenheiten besser entsprechen - aus gestalterischen oder zweckmäßigen Gründen - in einer eigenen Anordnung auf dem Brief aufgebracht werden, so sollten die Richtlinien des DIN 5008 nicht allzu genau genommen werden.

Die Richtlinien des DIN 5008 sind für das Layout kein festgeschriebenes Gesetz. Wichtig ist nur beim Abweichen der Richtlinien zu bedenken, dass die DIN 5008 einer verbesserten Leserlichkeit dienen soll. Durch das gewohnte einheitliche Erscheinungsbild können die wichtigen Angaben schnell aufgefunden werden. Diese Gewohnheit wird von vielen Adressaten begrüßt oder sogar gefordert.

Mediengestalter sollten für ihre beauftragenden Kunden einen guten Mittelweg finden, zwischen individuellen Anforderungen in der Gestaltung und dem Einhalten der Richtlinien des DIN 5008. Die wesentlichen Gestaltungselemente, wie beispielsweise Platz für das Logo, Fensterzeile, Adressdaten, Absenderplatz, Infobox, Bezugszeichen- oder Betreffzeile, Fuß des Briefes, Falzmarken und Lochmarke sollten nach den Richtlinien von DIN 5008 berücksichtigt werden. So kann der spätere Verwender den Brief leicht nach DIN 5008 erstellen.

Ebenso ist es wichtig bei dem Gestalten des Briefes darauf zu achten, dass dieser später von der Post vielleicht vollautomatisch eingelesen werden soll. Auch aus diesem Grund ist das Einhalten von DIN 5008 der Aufschriftseite des Briefbogens wichtig, damit diese maschinenlesbar ist. Selbst beim weitgehenden Einhalten der DIN 5008 Normen bleiben für die Gestaltung und das Layout von Brief, Briefumschlag und Briefpapier viele Freiheiten, die die Geschäftspost einzigartig und individuell im Sinne von Corporate Identity, PR- oder Werbung oder als Aushängeschild für das Unternehmen erscheinen lassen können.

Die Geschäftskorrespondenz hat sich in unserer modernen Zeit sehr verändert. Zu einem großen Teil hat sie sich auf E-Mails verlagert. Dennoch wird ein schön gestaltetes Werbeanschreiben als Brief oftmals viel positiver angesehen, als eine E-Mail, die vielleicht in einem Spam-Ordner verschwindet. Die modernen Richtlinien des DIN 2008 tragen vielen Veränderungen in der heutigen Geschäftskorrespondenz Rechnung.

Zum einen gibt es Normen, die wohl nie ihre Gültigkeit verlieren, wie beispielsweise die Plätze für das Fenster, die Anschrift des Adressaten, die Postanschrift des Absenders, das Logo, die Falz- und Lochmarken und Weitere. Die Plätze für Adressaten, Absender, Logo, Infoblock usw. sind mit den jeweiligen für sie vorgesehenen Zeilenangaben und Abmessungen in der DIN Norm 5008 festgelegt. Andere Angaben haben sich verändert, wie beispielsweise die IBAN und BIC für die Bankverbindung, die richtige internationale Angabe des Datums, das richtige Schreiben von internationalen Telefonnummern, die richtige Stelle für einen Anlagevermerk und weitere Angaben.

Weitere Empfehlungen sind zum Beispiel für die Schriftsätze sowie die Schriftgröße von mindestens 10 Pkt., für die richtige Schreibweise für Uhrzeiten, für die Seitennummerierung, für die Grußformel und vieles weitere enthalten. Mit diesen Richtlinien für eine zweckmäßige, übersichtliche und lesefreundliche Gestaltungsweise der Geschäftskorrespondenz ist es auch für "Laien" - Personen, die nicht den Beruf des Mediengestalters ausüben, beispielsweise Bürokaufleute, Sekretariatsmitarbeiter, Geschäftsführer und andere Personen - nicht schwer, ansprechende Geschäftsbriefe nach DIN 5008 zu erstellen, bzw. zumindest die richtigen Plätze für verschiedene Angaben einzuhalten. Noch leichter ist es, Briefvordrucke zu verwenden, die fertig mit einem vielleicht für Werbezwecke gestalteten Layout versehen und die nach den Vorgaben der DIN 5008 erstellt sind.

Für Werbemailings oder auch andere geschäftliche Anschreiben sind die nach der DIN-Norm 5008 gestalteten Motivpapiere hervorragend geeignet. Das Briefpapier ist in vielfältigen Ausführungen und Qualitäten, von blanko Papier bis zu alt wirkenden Papieren für Urkunden, Papieren mit Wasserzeichen und vieles andere erhältlich. So lassen sich zu jedem denkbaren Thema die passenden Werbemailings auf sehr hochwertigem Papier mit den passenden Motiven erstellen.

Auch für die Textverarbeitung mit dem PC sind die Motivpapiere sehr gut geeignet, da sie die vorgesehenen Plätze für verschiedene Angaben nach der DIN 5008 berücksichtigen. So ist es einfach professionelle Geschäftsbriefe auch als Serienbriefe zu erstellen und auf einem Drucker auf die Motivpapiere auszudrucken. Zum ausgewählten Briefpapier sind die passenden Briefumschläge mit den Fenstern für die Adressangaben erhältlich. Briefpapier und Briefumschläge können entweder getrennt kombiniert oder als Sets bestellt werden.

Die Verwendung der nach den Richtlinien von DIN 5008 erstellten Motivpapiere können auch dazu beitragen, von den Adressaten besonders positiv wahrgenommen zu werden, beispielsweise durch die Wahl von Briefpapier in herausragender Qualität, als Visitenkarte des Unternehmens zum Gesamterscheinungsbild, beispielsweise im Sinne von Corporate Identity. Die Verwendung der Motivpapiere kann auch die Sicherheit geben, jederzeit Geschäftsbriefe nach der im Geschäftsleben üblichen und gewohnten Norm zu versenden. Der Briefverfasser wird in die Lage versetzt, sich stärker auf die Inhalte als auf die Form seiner Briefe konzentrieren zu können.

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