Werbebriefe richtig erstellen

Mailing mal bunt
Bringt Farbe in ein Post-Mailing. Statt weißer Umschläge mal bunte Post verschicken.
Mit gut gemachten Werbemailings per Brief gelingt Ihnen ein persönliches, individuelles und erfolgreiches Marketing für Ihr Unternehmen. Obwohl die Kommunikation über digitale Kanäle meist schneller verläuft, hat die Dialogpost nichts an ihrer Wirkung und Bedeutung verloren. Im Gegenteil: sie bietet Vorteile, die andere Werbemittel nicht haben. Ein Werbebrief landet direkt beim potentiellen Kunden und wird von diesem automatisch wahrgenommen, wenn er den Briefkasten leert. Dadurch gewinnt ein Unternehmen direkt die Aufmerksamkeit seiner Zielgruppe.

Wer seine Dialogpost ansprechend gestaltet und die Neugier weckt, erreicht, dass der potentielle oder bestehende Kunde den Brief öffnet und liest. Hier bietet sich Ihnen eine unübertroffene Möglichkeit, Menschen die Vorzüge Ihres Angebots persönlich, leicht verständlich und interessant zu erklären. Zudem ist das Werbemailing ein flexibles Medium: Sie können Ihrem Brief Bestellscheine, Gutscheine, Gewinnspiele oder vieles mehr beifügen. Dadurch bieten Sie zum einen Ihren Kunden einen besonderen Service und können zum anderen direkt messen, wie viele Personen auf Ihre Dialogpost reagieren.

Ein weiterer wichtiger Vorteil besteht bei der Wahl der Empfänger: Während Sie per Post jede Person ohne deren Einwilligung anschreiben dürfen, ist das beispielsweise per E-Mail nicht erlaubt. Daher gilt das Werbemailing per Brief bis heute als Klassiker, auf den kein Unternehmen verzichten sollte.

Der passende Anlass für ein Werbemailing
Bevor Sie Briefe verschicken, suchen Sie sich einen geeigneten Termin für den Versand. Besonders beliebte Anlässe sind Feiertage wie Weihnachten oder Ostern. Diese können Sie als Aufhänger verwenden, um Interessenten und Kunden per Dialogpost anzusprechen. Briefe und Umschläge können Sie passend gestalten, beispielsweise mit weihnachtlichen Motiven. So verdeutlichen Sie dem Kunden auf den ersten Blick, was Ihn erwartet.

Auch Produktneueinführungen, besondere Aktionen oder Firmenjubiläen, die Sie mit Ihren Kunden feiern möchten, sind ein geeigneter Anlass für ein Werbemailing. Sie erlauben ebenfalls eine kreative, farbige und aufmerksamkeitsstarke Gestaltung des Umschlags und des Briefpapiers. Bei Tatmotive können Sie hochwertige Briefpapiere und passende Briefumschläge wählen, die zum Anlass passen und Ihr Werbemailing deutlich aufwerten.

Entscheiden Sie sich beispielsweise für edle und feierliche oder lustige und lockere Motive. Zwischen Rechnungen, Behördenpost und anderen schlichten Umschlägen sticht ein farbenfroh und einladend gestaltetes Werbemailing sofort hervor. Der Empfänger hat viel mehr Lust, dieses zu öffnen. Zudem bereiten die schön gestalteten Motivpapiere von Tatmotive viel Freude beim Lesen. Dadurch bleiben Ihr Unternehmen und Ihre Werbebotschaft bei den Kunden viel länger im Gedächtnis.

Geeignete Umschläge für die Dialogpost auswählen
Damit Ihr Werbebrief seine maximale Wirkung entfalten kann, sollten Sie schöne Motivumschläge wählen. Sie ziehen die Aufmerksamkeit und das Interesse des Empfängers sofort auf sich. Wir bieten Umschläge mit und ohne Fenster, die optimal für den Mailingversand geeignet sind. Neben der Gestaltung spielen auch formale Kriterien eine wichtige Rolle bei der Wahl der passenden Materialien.

Die DIN lang Umschläge von Tatmotive sind zum größten Teil postkonform. Das bedeutet, dass sie die Anforderungen der Deutschen Post erfüllen und dem Empfänger problemlos zugestellt werden.

Zonenaufteilung Briefumschlag
Die Aufschriftseite einer Standardbriefsendung ist in vier Bereiche gegliedert und sollte eingehalten werden.
In der linken oberen Ecke befindet sich die Absenderzone. Dort platzieren Sie Ihre Firmenadresse. Wenn Sie einen Umschlag mit Fenster nutzen, drucken Sie die Absender-Adresse alternativ in kleiner Schriftgröße einzeilig über die Empfängeradresse. Dann können Sie den Platz in der Absenderzone individuell gestalten und zum Beispiel für Grafiken oder Ihr Firmenlogo verwenden.

Rechts neben der Absenderzone befindet sich die Frankierzone. Hier kleben Sie eine Briefmarke auf oder verwenden andere zugelassene Frankiermethoden. Dieser Bereich, der immer 74 mm x 40 mm groß ist, darf in keiner Weise auffällig gestaltet werden. Das Frankierelement muss klar erkennbar sein.

Am rechten unteren Rand des Umschlags befindet sich die langgestreckte, schmale Codierzone. Auch hier dürfen keine Gestaltungselemente angebracht werden, da die Deutsche Post einen Code aufdruckt. Dieser ermöglicht es Maschinen, die Post zu sortieren. Der Hintergrund darf in diesem Bereich daher nicht zu aufgeregt oder dunkel ausfallen, damit der Code korrekt gelesen wird.

Im mittleren Bereich des Umschlags befindet sich die Lesezone. Hier gehört die Adresse des Empfängers hin. Sie wird parallel zu den längeren Seiten des Umschlags aufgeschrieben oder aufgedruckt, damit sich die Post maschinell sortieren lässt.

Wenn Sie einen fensterlosen Briefumschlag verwenden, müssen Sie zwischen dem Rand und der Adresse mindestens einen Abstand von 15 Millimetern einhalten. Kleben Sie die Adresse per Etikett auf, soll zwischen dem Adresstext und dem Rand des Etiketts ein Abstand von drei bis vier Millimetern vorhanden sein. Postkonforme Umschläge ermöglichen einen erfolgreichen Versand und garantieren, dass die Briefe nicht auf Grund eines Fehlers an Sie zurückgeschickt werden.

Besonderheiten von Motivpapieren
Wie bei der Wahl eines geeigneten Umschlags gibt es bei der Suche nach dem passenden Motivpapier für Ihre Dialogpost ebenfalls einiges zu beachten. Das Design sollte zum Umschlag passen, damit der Brief insgesamt eine Einheit darstellt. Das erhöht den Wiedererkennungswert, wirkt professionell und baut Vertrauen bei den Kunden auf.

Unsere Motivpapiere entsprechen der DIN-Norm DIN 676, die für Geschäftsbriefe im A4-Format vorgesehen ist. Die Vordrucke enthalten oben einen Briefkopf, wo beispielsweise der Name des Absenders und/oder das Firmenlogo aufgedruckt werden. Darunter befindet sich Platz für die Adresse des Absenders. Es folgt ein Feld für die Adresse des Empfängers. Dieses ist so platziert, dass es mit Fensterumschlägen korrespondiert. Am Fuß des Vordrucks ist Platz für wichtige Geschäftsangaben wie Kontoverbindungen oder die Nummer des Eintrags im Handelsregister. An der linken Seite des Papiers befinden sich Falt- und Lochmarken.

Papiere dieser Art ermöglichen das Schreiben von Briefen nach der DIN-Norm DIN 5008. Diese Norm legt die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung im Bereich Büro und Verwaltung fest. Die Regeln beinhalten beispielsweise einen Abstand von 2,5 Zentimetern, der zwischen dem linken Blattrand und dem Text eingehalten werden muss. Dieser Leerstreifen wird als Fluchtlinie bezeichnet. Größe und Platzierung des Anschriftenfelds sind ebenfalls geregelt.

Wenn Sie unsere Motivpapiere einsetzen, können Sie daher bedenkenlos Fensterumschläge verwenden. Zudem definiert die Norm verschiedene Arten der Hervorhebung wie die Fettschrift, das Einrücken von Text und das Verwenden von Großbuchstaben. Mit diesen Mitteln können Sie besonders wichtige Informationen im Fließtext optisch betonen und die Aufmerksamkeit des Lesers gezielt darauf lenken. Da unsere Motivpapiere die DIN-Normen einhalten, eignen sie sich optimal für Werbemailings per Brief.

Umschläge und Papiere bedrucken und bekleben
Schöne Motivpapiere und Umschläge bieten eine attraktive Grundlage für Ihr Werbemailing. Sie können die Produkte auf verschiedene Art mit Ihren Texten, Logos und sonstigen Inhalten verzieren. Alle Motivpapiere und die dazugehörigen fensterlosen Umschläge lassen sich problemlos mit einem Laser- oder Inkjetdrucker bedrucken. Unsere Umschläge mit Fenster eignen sich nur für den Inkjetdrucker.

Tolles Briefpapier Set als Mailing
Mit wunderschönem Motivpapier und passendem Umschlag ein tolles Werbemailing an Kunden versenden.
Für alle, die Adressen nicht direkt auf den Umschlag aufdrucken möchten, bieten wir auch Adressaufkleber an. Diese können Sie auf Briefumschlägen ohne Fenster bequem verwenden. Die selbstklebenden, vorgestanzten Etiketten sind jeweils 70 x 36 Millimeter groß und können per Laser- oder Inkjetdrucker selbst bedruckt werden. Diese können Sie aber auch als Internetmarke verwenden.

Bei der Internetmarke handelt es sich um einen Service der Deutschen Post. In deren Onlineshop können Sie die genau benötigte Anzahl an Briefmarken mit dem gewünschten Portowert auswählen. Nachdem Sie diese bezahlt haben, laden Sie eine oder mehrere PDF-Dateien mit den Briefmarken herunter, die Sie selber ausdrucken können. So erhalten Sie das gewünschte Porto sofort ohne Umwege.

So erstellen Sie ein Werbemailing
Mit Hilfe eines Werbemailings können Sie auf Ihr Unternehmen sowie auf konkrete Angebote, Aktionen oder Sonstiges aufmerksam machen. Dank der persönlichen Ansprache und des haptischen Erlebnisses eines Briefs entfaltet die Dialogpost eine besonders große Werbewirkung. So können Sie potentielle Kunden von sich überzeugen und bestehende Kunden halten. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie ein schönes Motivpapier mit dazugehörigen Umschlägen aus, das zum Anlass des Mailings passt und die Zielgruppe anspricht.

2. Sammeln Sie Adressen und stellen Sie diese in einer Excel-Tabelle zusammen.

3. Schreiben Sie einen professionellen, ansprechenden Text und drucken Sie diesen per Seriendruck auf das Papier.

4. Personalisieren Sie die Umschläge, indem Sie Adressen und gegebenenfalls zusätzliche Designelemente wie Ihr Logo aufdrucken. Achten Sie darauf, dass der Umschlag postkonform gestaltet wird.

5. Falzen Sie die Briefe auf Umschlaggröße und tüten Sie sie ein.

6. Kleben Sie den Umschlag zu.

7. Frankieren Sie jeden Umschlag als Dialogpost.

8. Die frankierten und adressierten Briefe bringen Sie abschließend zur Deutschen Post.

Was ist Dialogpost und was muss beachtet werden?
Die Deutsche Post bietet für den Versand großer Mengen von werblichen und nicht-werblichen Sendungen den Service Dialogpost an. Darüber können Sie Ihre Werbemailings bequem verschicken. Die Preise pro Sendung liegen deutlich unter denen für den Einzelversand. Werbliche Dialogpost muss im Gegensatz zu nicht-werblicher inhaltlich nicht identisch sein. Das bedeutet, dass Sie unterschiedliche Sendungen, die zum Beispiel auf verschiedene Zielgruppen zugeschnitten sind, zusammen abschicken können.

Die Dialogpost eignet sich allerdings nicht zum Versand von Rechnungen, Mahnungen oder Waren. Für den Service sind zwei Brief-Formate möglich: Für das günstigere Standard-Format sind nur rechteckige Briefe erlaubt. Jede Sendung darf 150 mm bis 235 mm lang, 90 mm bis 125 mm breit und maximal fünf Millimeter hoch sein. Beim Groß-Format sind rechteckige und quadratische Sendungen erlaubt. Sie dürfen 140 mm bis 353 mm in der Länge, 90 mm bis 250 mm in der Breite und maximal 30 mm in der Höhe messen.

So sieht ein erfolgreicher Werbebrief aus
Nachdem Sie Ihre Werbemailings mit viel Mühe erstellt haben, soll es der Empfänger auch lesen und nicht ungeöffnet wegschmeißen. Um das zu erreichen, gibt es einige Tricks. Wichtig für den Erfolg ist, dass Ihre Sendung bereits auf den ersten Blick seriös und vertrauenswürdig wirkt. Achten Sie auf eine professionelle grafische Gestaltung. Heben Sie sich von der Konkurrenz ab, so dass Ihr Werbemittel dem Empfänger sofort ins Auge fällt.

Beachten Sie zudem, dass der Empfänger sofort weiß, wer der Absender ist. Platzieren Sie beispielsweise Ihr Logo prominent auf dem Briefumschlag. Vermeiden Sie unbedingt ein aussageloses, langweiliges Design. Zeigen Sie dem Empfänger stattdessen genau, was ihn in dem Werbemailing erwartet und wecken Sie somit sein Interesse.

Mailingvarianten
Möglichkeiten gibt es viele. Ein Werbemailing wird interessanter durch tolles Briefpapier und Umschlägen. Da macht das Lesen richtig Spaß.
Sind im Brief beispielsweise besondere Rabatte, Aktionen oder Gewinnspiele enthalten, weisen Sie den Kunden bereits auf dem Umschlag darauf hin. So schaffen Sie einen starken Anreiz, der die Öffnungsrate der Werbemailings erhöht. Auch Stilmittel wie der Einsatz eines P.S. sind nützlich. Da diese meist zuerst wahrgenommen werden, können Sie hier die interessantesten Informationen vermitteln.

Genauso wichtig wie die Gestaltung des Umschlags ist das Anschreiben. Nach einer Einleitung folgen Hauptteil und Schluss. Der Text sollte jedoch nicht nur ansprechend formuliert und übersichtlich gegliedert sein, sondern auch alle Informationen vom Briefumschlag wieder aufgreifen und näher erklären. Sonst enttäuschen Sie die Erwartungen, die Sie beim Kunden geweckt haben. Machen Sie daher nie falsche Versprechungen auf dem Umschlag.

Um zusätzliche Aufmerksamkeit auf bestimmte Werbeaktionen zu lenken, können Sie den rechten Rand des Anschreibens verwenden. Hier ist Platz für Hinweise zu Werbeaktionen wie Preisaktionen, Gutscheinen, Rabatten und ähnlichem. Verwenden Sie beispielsweise auffällige Farben oder eine größere Schrift, um einen Blickfang zu schaffen. Das aktuelle Datum, eine persönliche Anrede und eine interessante Betreffzeile runden ein erfolgreiches Anschreiben ab.

Adressen für Werbemailings sammeln
Wenn Sie wissen, was Sie verschicken möchten, benötigen Sie nun Empfänger, an die Sie Ihre Werbung senden können. Verwenden Sie die Adressen Ihres eigenen Kundenstamms, um Kundenbindungen zu stärken und bestehende Kunden auf neue Produkte, Aktionen oder ähnliches aufmerksam zu machen.

Wenn Sie mit dem Werbemailing andere Personen erreichen und Neukunden gewinnen wollen, können Sie im Internet Adressen kaufen. Suchen Sie sich am besten einen seriösen Anbieter, bei dem sich Adressen nach Ihren Bedürfnissen selektieren lassen. Auf diesem Weg suchen Sie Personen aus, die zu Ihrer Zielgruppe gehören, und verringern die Streuverluste.

Die Adressen werden Ihnen in einer Excel-Datei zur Verfügung gestellt. Diese laden Sie herunter. Am besten sortieren Sie anschließend alle Einträge nach der Postleitzahl. Dadurch lassen sich die Briefbögen später nach der PLZ sortieren und ausdrucken. Das ist für die Einlieferung der Sendungen bei der Deutsche Post erforderlich.

Wie Sie ein Werbeanschreiben in Microsoft Word erstellen
Wenn der Text für das Anschreiben formuliert und eine Datenbank mit allen Adressen vorhanden ist, können Sie nun Ihr Werbeanschreiben im Programm Microsoft Word erstellen und auf das gewählte Motivpapier drucken. Dazu verwenden Sie den Seriendruck, um effektiv vorzugehen. Öffnen Sie zunächst ein neues leeres Dokument für Ihr Werbeanschreiben. Fügen Sie den Text ein und gestalten Sie die Seite nach Ihren Wünschen. Lassen Sie den Platz für die Empfängeradresse und die Anrede vorerst frei. Klicken Sie nun auf "Extras" und öffnen Sie den "Seriendruck Manager". Ab Word 2010 finden Sie den Seriendruck-Assistenten im Menü unter "Sendungen" und "Seriendruck starten". Bei älteren Wordversionen öffnet sich nun ein neues Fenster. Bei neueren Versionen werden die Optionen rechts neben dem Dokument eingeblendet und Sie klicken sich Schritt für Schritt durch. Aktivieren Sie folgende Optionen:

1. Wählen Sie den Dokumenttyp "Serienbrief" beziehungsweise "Brief". Bei Word 2010 oder jünger klicken Sie anschließend auf "Aktuelles Dokument verwenden".

2. Bei der Option "Empfänger wählen" klicken Sie auf "Datenquelle öffnen" beziehungsweise "Vorhandene Liste verwenden". Wählen Sie die vorbereitete Excel-Datei mit den selektierten Adressen aus. Bei neueren Word-Versionen können Sie auf Wunsch anschließend Ihren Datensatz filtern oder sortieren".

3. Fügen Sie Platzhalter für die gewünschten Kontaktdaten wie Anrede, Vor- und Nachname, Straße, Postleitzahl, Stadt und Briefanrede ein. Ziehen Sie die Platzhalter an die gewünschten Stellen im Dokument.

4. Bei älteren Word-Versionen können Sie jetzt die "Empfänger filtern" und Ihren Datensatz bei Bedarf sortieren.

5. Im Bereich "Vorschau" sehen Sie nun eine "Seriendruck-Vorschau". Wenn Sie auf die Pfeile klicken, sehen Sie, wie die individuellen Anschreiben mit den eingefügten Daten und Adressen später aussehen werden".

6. Abschließend starten Sie den Druck. Bei älteren Word-Versionen klicken Sie auf "Seriendruck an Drucker senden". Ab Microsoft Word 2010 wählen Sie die Option "Drucken".

Eine automationsfähige, gut lesbare Sendung erstellen
Beachten Sie bei der Wahl von Schriftart, Schriftgröße und Farbe für die Anschrift, dass diese sehr gut lesbar ist. Das gilt sowohl für Adressen, die auf fensterlose Umschläge gedruckt werden, sowie für Adressen auf dem Anschreiben, wenn Sie einen Briefumschlag mit Fenster verwenden. Verwenden Sie am besten Schwarze oder eine andere Farbe, die einen starken Kontrast zum Untergrund bildet.

Verschiedene Frankierungsmöglichkeiten
Der erste Umschlag mit Frankierwelle und Empfängeradresse mit dem Laserdrucker bedruckt. Zweiter Umschlag ebenfalls mit Frankierwelle und Adresse diesmal auf Etikettenpapier gedruckt und auf den Umschlag aufgeklebt. Der vorletzte Umschlag mit Sichtfenster und dem verkürzten Frankiervermerk und zu letzt der Umschlag mit Sichtfenster und aufgedruckter Frankierwelle auf Etikettenpapier.
Wählen Sie die Schriftgröße nicht zu klein. Leicht lesbare Schriften wie der Klassiker Times New Roman besitzen Serifen, sind aber nicht verschnörkelt. Eine klar erkennbare Anschrift hilft nicht nur dem Briefträger, sie ist auch beim Versand mit der Deutschen Post wichtig. Der Service Dialogpost fordert automationsfähige Sendungen. Das bedeutet, dass sich die Briefe mit Hilfe von Sortieranlagen maschinell lesen und bearbeiten lassen.

Auf dem Umschlag muss zudem die postkonforme Aufteilung nach Lese-, Absender-, Frankier- und Codierzone genau eingehalten werden. Zur Automationsfähigkeit gehört zudem, dass die Sendungen maschinenfähig sind. Sie sollen stabil, aber ausreichend biegsam sein sowie flach. Dadurch lassen sie sich uneingeschränkt stapeln und von der Maschine sortieren. Werden diese Gestaltungsrichtlinien nicht erfüllt, wird unter Umständen ein Aufschlag fällig.

Werbemailings frankieren
Bei der Dialogpost gibt es mehrere Möglichkeiten zur Frankierung Ihrer Sendungen. Sie können beispielsweise die Frankierwelle verwenden, die auf jedem Umschlag in der Frankierzone angebracht werden muss. Alternativ kommt der verkürzte Frankiervermerk zum Einsatz. Wenn Sie eine briefmarkenähnliche Frankierung bevorzugen, entscheiden Sie sich für die kundenindividuelle Darstellung. Sie enthält neben dem Frankiervermerk ein individuelles Motiv. Den gewünschten Frankiervermerk laden Sie online auf der Website der Deutschen Post kostenlos herunter.

Brief für den Versand vorbereiten
Im nächsten Schritt falzen Sie Ihr Anschreiben, so dass es in den Umschlag passt. Besonders für höhere Auflagen empfiehlt sich eine kleine Büro-Falzmaschine, die die Arbeit beschleunigt und erleichtert. Anschließend wird jedes Anschreiben in einen Umschlag gesteckt, der nun verschlossen wird.

Tipp: Bevor Sie alle Briefe ausdrucken, sollten Sie einen Testdruck mit einem Beispiel-Anschreiben durchführen. Testen Sie anschließend die Falzung und stecken Sie das Anschreiben in den Umschlag. So stellen Sie fest, ob alles passt oder ob Sie an einer Stelle des Arbeitsvorgangs Änderungen vornehmen müssen. Wenn Sie einen Umschlag mit Fenster verwenden, erkennen Sie bei dem Test zudem, ob die Anschrift richtig positioniert und gut lesbar ist.

Werbemailings einliefern
Wenn Sie Ihre Werbemailings über die Deutsche Post versenden wollen, müssen Sie zuvor ein Formular auf deren Website herunterladen und ausfüllen. Diese Einlieferungsliste finden Sie als PDF im Downloadbereich.

Als Dialogpost können Sie Sendungen in ganz Deutschland verschicken, die mindestens 4.000 Briefen umfassen. Alternativ benötigen Sie für den Service nur 200 Briefe, wenn Sie diese innerhalb einer Leitregion versenden. Eine Leitregion ist durch die ersten beiden Ziffern der Postleitzahl gekennzeichnet. Diese müssen übereinstimmen.

Wollen Sie bundesweit 500 bis 3.999 werbliche Briefe verschicken, können Sie die Dialogpost Easy verwenden. Dabei muss pro Brief ein kleiner Zuschlag bezahlt werden. Suchen Sie sich nun für größere Aufträge die nächstgelegene Großannahmestelle aus. In den Filialen können Sie maximal 5.000 Briefe auf einmal einliefern. Wenn Sie mehr als 50.000 Briefe verschicken wollen, müssen Sie die Sendung sieben Tage vor der Einlieferung bei der Deutschen Post anmelden.

Fazit
Das Werbemailing per Brief ist eine effektive und wirkungsvolle Marketing-Methode, um bestehende und potentielle Kunden persönlich zu erreichen und über besondere Angebote und ähnliches zu informieren. Damit Ihr Werbebrief Erfolg hat, sollten Sie alle hier erklärten Aspekte beachten.

Wählen Sie bei Tatmotive ein schickes Set aus Briefumschlägen und Motivpapieren aus, das zu Ihrem Unternehmen und zum Anlass des Mailings passt. Gestalten Sie es individuell und professionell, um Kunden und Interessenten zu überzeugen. Um besonders viel Aufmerksamkeit zu erregen, fügen Sie zum Beispiel Gutscheine, Rabattaktionen oder Gewinnspiele bei und weisen Sie bereits auf dem Umschlag gut sichtbar darauf hin. Achten Sie zudem darauf, dass Sie Ihre Dialogpost korrekt erstellen und einliefern. So steht Ihrem Werbeerfolg nichts mehr im Weg.

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